Архивная обработка документов

Качественная архивная обработка документов может потребоваться в самых разных случаях, но чаще всего нужна при создании архива на предприятии.

Кроме того, она проводится при ликвидации компании, когда необходимо передавать ряд бумаг в государственные архивные фонды. О том, как проходит эта процедура, вы можете прочитать по этому адресу, а в данной статье мы расскажем о том, как проводят архивную обработку при создании архива на предприятии.

Когда нужно создавать архив?

Желательно — с первого дня работы предприятия. На практике — чем раньше, тем лучше. Часто бывает так, что о создании архива не задумываются, пока не наступает некая критическая точка, после которой ориентироваться в бумагах становится тяжело, что хранить, а что можно выбросить — непонятно, а любая задача, связанная с документами, воспринимается, как стресс.

Поэтому лучше не доводить до этой стадии, а начать как можно раньше. Но если вы уже обнаружили себя в той самой «точке невозврата», то не нужно паниковать, стоит просто обратиться к профессионалам и они обязательно помогут вам.

Можно ли справиться самостоятельно? На начальных этапах и в небольшой компании — да. Особенно если вы готовы потратить некоторое время на изучение законодательства и на то, чтобы разобраться в азах архивного дела.

Но если компания крупная, стадия запущенная, а вы не чувствуете в себе искры и желания научиться новой профессии — то лучше все же делегировать. Это сэкономит вам массу времени, нервов и сил.

С чего начинается обработка?

Первая стадия — сбор всех бумаг и их тщательный анализ. Анализируют, прежде всего то, нужно их хранить или нет. В компаниях порой хранятся весьма странные «документы» — испорченные черновики, просроченные на несколько лет бумаги, поздравительные речи, написанные для руководителей и т.д. Естественно, всего этого не должно быть в архиве. В особо запущенных случаях объем всего, что идет на уничтожение превышает то, что займет законное место в архиве.

С этой категорией лишних бумаг сразу же нужно разобраться — например, отправить их на конфиденциальное уничтожение.

Все остальное — то, что отправится в архив, — необходимо рассортировать.

Для этого выделяют определенные группы документов (в каждой компании есть своя специфика) и собирают их в эти группы. В процессе работы может выясниться, что что-то утеряно или испорчено. Такие бумаги нужно будет восстановить, чтобы в архиве был полный порядок.

Реальный и виртуальный архив

Многие думают, что создание архива ограничивается размещением документов в специальных папках и на стеллажах. Это, действительно, важная часть. Но не единственная. Есть еще две:

• каталог — его создают в обязательном порядке, потому что без него в этих листах будет просто нереально сориентироваться, более того, каталог нужно будет обязательно пополнять по мере поступления новых бумаг в архив;
• электронный архив — большинство компаний в современном мире стремятся к тому, чтобы сразу же создавать и электронный архив, все бумаги сканируют и вносят в базу документов, это важно, так как позволяет в ряде случаев работать не с оригиналами, а с копиями, кроме того, если оригинал будет утрачен, то восстанавливать его будет проще.

Поэтому мы настоятельно рекомендуем использовать обе эти возможности.